Selamat Datang di Website Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Fajar. Program Studi Unggulan. SELAMAT DATANG MAHASISWA BARU PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS FAJAR TAHUN 2017 DI KAMPUS ENTREPRENEUR... UNGGUL DAN INOVATIF!

Rabu, 21 Oktober 2015

Mengelola Konferensi Pers

Kadang kala kita atau perusahaan kita akan menyelenggarakan sebuah kegiatan yang membutuhkan publikasi media massa. Ketika hal itu terjadi, kebanyakan orang akan segera berpikir menggelar konferensi pers (Konpers) atau press conference (Presscon) dan mempertemukan antara pihak kita dengan wartawan. Banyak juga yang karena mengenal satu-dua wartawan, kemudian mengontak kenalannya itu untuk meng-cover peliputan kegiatan.

Namun kerap terjadi, saat kita  mengecek media massa keesokan hari, ternyata berita tidak naik cetak di suratkabar atau ditayangkan di televisi. Tentunya hal ini mengecewakan dan menimbulkan pertanyaan bahwa adanya sesuatu yang salah atau tidak klop.

Nah, untuk mengeliminir kemungkinan-kemungkinan buruk itu, sebenarnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh penyelenggara konferensi pers.

Hal ini sebenarnya bersifat relatif, tergantung situasi psikologi media massa di suatu daerah. Namun saya akan memberi contoh di Makassar, berdasar pengalaman saya menggelar beberapa presscon selama ini.


WAKTU 1
Jadwal presscon yang ideal adalah antara pukul 10 pagi hingga 2 siang.
Saya tidak menyarankan menggelar presscon saat “cahaya sangat mendukung untuk pengambilan foto”, yakni antara  pukul 6-9 pagi atau 3-6 sore. Mengapa? Kebanyakan rekan wartawan kita pada jam-jam itu berkutat dengan aktivitas pribadi yang sedikit tidak bisa diganggu gugat.

Pada pagi hari, kebanyakan bagi wartawan yang tidak memiliki agenda liputan sangat penting, akan memilih melanjutkan tidur. Sebab, mereka masih kelelahan dengan pekerjaan yang selalu berakhir malam bahkan larut malam, terutama untuk redaktur dan reporter penjaga halaman. 

Sementara sore hari, wartawan sangat sibuk dengan penyusunan berita yang mereka sudah dapatkan. Enam jam milik wartawan pada sore hingga malam adalah waktu yang genting karena kewajiban mengejar batas waktu (deadline) penyetoran berita.

Jika Anda mengundang wartawan di presscon pada jam-jam itu, apalagi dengan tematik produk korporasi, yakinlah bahwa seoarang wartawan  akan berkata kepada rekannya dari wartawan media lainnya: “Saya titip data ya...”

WAKTU 2
Upayakan presscon berjalan sesuai jadwal, jangan telat. Asumsinya, bukan hanya kegiatan operusahaan kita yang akan diliput wartawan pada hari itu. Mereka memiliki segudang tugas lain yang harus diselesaikan: penugasan redaktur, updating pemberitaan kemarin dan bahkan presscon perusahaan lain.

Keterlambatan dimulainya sebuah presscon berpotensi membuat wartawan tidak fokus pada materi liputan. Mereka secara psikologis bekerja di bawah tekanan dengan sifat terburu-buru dan penuh dengan kegelisahan. Jika itu terjadi, pesan yang kita ingin sampaikan ke publik melalui presscon tidak maksimal dan mengalami distorsi (pembelokan tema utama), bahkan tidak dimuat.

Banyak kasus, jika tidak sesuai jadwal, wartawan meninggalkan tempat presscon untuk sekedar merokok sambil wawancara dengan nara sumber atau mengetik berita lain.

Identifikasi jadwal deadline media massa dimana Anda menggelar presscon. Contoh di Makassar, ada media yang deadline pukul 4 sore, ada yang pukul 10 malam. Agar berita kita berpeluang dimuat di banyak media (massif), gunakanlah standar deadline paling cepat. Selesaikan presscon paling tidak satu jam sebelum pukul 4.


NARA SUMBER 
Sebelum presscon dimulai, tetapkanlah terlebih dahulu nara sumber dengan bagian pembicaraan masing-masing. Jangan timbulkan kesan komunikasi debatable antara satu nara sumber dengan nara sumber lainnya.

Para nara sumber jangan merasa berhak membeberkan banyak obyek  karena menguasai semua inti soal –meskipun memang iya, sehingga terkesan adanya tumpang tindih informasi.

Menurut pengalaman saya, kesalahan hal ini banyak dilakukan oleh nara sumber-nara sumber dari kalangan NGO lokal, aktivis sosial dan kepemudaan.

Keteraturan tema pembicara akan memudahkan wartawan untuk memilah-milah data yang ingin mereka gunakan. Juga, menghasilkan struktur penulisan berita yang rapi.  


SOFTCOPY
Materi pembicaraan dan jawaban nara sumber cukup? Membuat siaran pers dalam bentuk hardcopy membantu? Tidak. Meski pada prinsipnya model berita ideal yang akan dimuat adalah karya wartawan masing-masing media, namun realitasnya kebanyakan wartawan akan mengutamakan unsur prakstis, selain menarik dan penting.

Manjakan wartawan dengan softcopy siaran pers. Dalam situasi genting deadline, secara psikologis wartawan akan lebih mengutamakan menyusun dan memuat berita dari siaran pers yang sudah berbentuk berita jadi. Ingat, wartawan membuat selalu dalam keadaan terburu-buru, mereka kebanyakan akan memilih berita yang tidak terlalu rumit untuk dibuat.

Saat menggelar presscon, bagikanlah selembar kertas untuk para wartawan mengisi nomor telepon dan email. Segera kirimkan siaran pers dalam bentuk softcopy, sehingga setiba di kantor media masing-masing, wartawan tinggal membuka email dan meng-copypaste data yang kita berikan. Cara lainnya, simpan siaran pers yang sudah jadi dalam beberapa flashdisk dan bagikan ke wartwan saat presscon usai.

Dengan cara ini, kebanyakan terjadi, semua media akan memuat berita dengan konten keseluruhan yang relatif sama. Mungkin ada perubahan, namun pada judul dan lead berita saja.

SIARAN PERS TIDAK DIMUAT
Perlu diingat, beberapa media menerapkan kebijakan pada wartawannya agar tidak meng-copypaste mentah-mentah siaran pers yang mereka terima. Bahkan ada media yang benar-benar menolak dan tidak memuat siaran pers yang seragam.

Ini soal eksklusifitas tema saja. Solusinya adalah, undang wartawan dari media yang bersangkutan itu, untuk melakukan wawancara eksklusif dengan nara sumber di luar momen presscon. Biarkan sang wartawan mengeksplorasi data yang kita miliki meski tetap harus menjaganya dari pertanyaan-pertanyaan umpan yang justru menunjukkan sisi negatif perusahaan kita.

Keuntungan cara ini, antara lain, sedikit bisa dipastikan berita kita mendapat ruang halaman cukup bagus dan luas, menjadi berita bersambung dalam 2-3 edisi atau bahkan menjadi headline(berita utama).  

Cara kedua, latihlah staf humas untuk bisa menulis siaran pers yang sesuai dengan gaya penulisan masing-masing media. Seorang teman, bekerja sebagai staf hubungan media di sebuah perusahaan pupuk nasional memiliki kemampuan luar biasa: ia bisa menulis siara pers bertematik seragam namun dengan gaya penulisan berbeda, tergantung media tujuan yang akan dikirimkan siaran pers.

“Saya dimagangkan perusahaan di setiap media nasional masing-masing tiga bulan,” katanya.

Namun untuk mudahnya, pelajari saja gaya penulisan kantor berita seperti LKBN Antara. Gaya penulisan berita kantor berita relatif bisa diterima di banyak media.

INFORMAL
Kerap kita mengira dengan memilih tempat yang luks di sebuah hotel berbintang dengan interior resmi, wartawan peserta presscon akan merasa nyaman. Itu tidak selalu benar dan tepat dilakukan.

Beberapa kelompok atau komunitas wartawan, terutama yang berada dalam satu desk (misalnya, desk politik, desk ekonomi, desk metro, dll), lebih nyaman mengikuti presscon yang sifatnya informal, santai, di warung-warung kopi sambil makan cemilan pisang goreng.

Menjaga suasana hati rekan-rekan wartawan saat menggelar presscon ini agak sulit. Menjaga suasana hati ini perlu dilakukan agar berita kita dimuat sesuai keinginan kita. Untuk itu, jika sempat, tanyakanlah dulu kepada mereka dimana sebaiknya menggelar presscon. Ini biasa dan bisa dilakukan jika seorang humas sudah akrab dengan wartawan yang akan diundangnya.

DESK 
Seorang kawan aktivis NGO dari Sulawesi Barat pernah mengeluh. Menurutnya, ia pernah menggelar presscon di sebuah warung kopi dengan tema hukum. Saat itu, jumlah wartawan yang hadir lumayan banyak bahkan mencapai puluhan. Namun ketika mengecek suratkabar keesokan hari, tak satu pun hasil presscon dimuat.

Saya pun menanyakan kepadanya, apakah Anda yakin yang hadir di presscon itu para wartawan yang bertugas di desk hukum dan kriminal? Ia menggelengkan kepala, “Saya hanya mengundang mereka via sms. Kebetulan saja ada beberapa wartawan kenalan dan saya mintai tolong untuk meliput presscon.”

Mengidentifikasi wartawan yang bertugas di desk yang sesuai dengan tematik presscon kita adalah penting. Tujuannya untuk menjaga efektifitas pemberitaan dan jaminan pemuatan. Kesalahan terburuk adalah jika kita menggelar presscon hukum yang dihadiri wartawan ekonomi atau olah raga.

Dengan pengidentifikasian wartawan yang bertugas di desk tertentu, akan memudahkan kita melakukan koordinasi terkait pemuatan berita. Jangan lupa, jalinlah komunikasi intensif dengan redaktur halaman desk. Redaktur itu adalah gatekeeper: menjaga halaman dan mengeluarkan keputusan akhir dimuat tidaknya sebuah siaran pers.

Itu saja dulu untuk sementara. Lain waktu saya akan menyambung tulisan dengan hal-hal yang lebih spesifik mengenai konferensi pers. Mudah-mudahan bermanfaat.

Oleh : Akbar Abu Thalib
Dosen Ilmu Komunikasi
Universitas Fajar














EmoticonEmoticon